Chào cả nhà! Là Hoàng Minh đây,
Chúng ta sẽ đến với bài cuối cùng trong chuỗi bài của KTD – Hành trình Management Trainee. Một cuộc thi đầy chông gai nhưng cũng đem lại không ít vinh quang.
EP 4 – Một sốtips để thi Assessment (tt)
Okay! Ở phần trước mình đã giúp bạn xác định được vai trò phù hợp với mình khi làm teamwork. Biết mình đóng vai gì rồi thì làm gì tiếp? Thì bắt đầu CHIẾN chứ sao!
Tiếp theo mình sẽ gợi ý cho bạn cách để GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ (SOLVE PROBLEMS) mà đề bài đưa ra, theo một cách rõ ràng và chỉnh chu nhất.
Section 1 – Xác định vấn đề
Bước đầu tiên hiển nhiên là phải đi xác định vấn đề (define problems) rồi. Cũng chả có tip thần thánh gì ngoài việc ngồi đọc lại đề, highlight các từ khóa và dữ liệu quan trọng. Tiếp theo, hãy viết lại thứ mà người ta hay gọi là “PROBLEM STATEMENT” hay “PROBLEM DEFINITION” càng cụ thể và rõ ràng chừng nào thì bạn càng dễ làm các bước tiếp theo như xác định Objective, KPI, Solution… chừng nấy. Thậm chí, nó còn quyết định thành bại của bài làm đấy.
Bởi vậy mới có câu:
“If I had an hour to solve a problem I’d spend 55 minutes thinking about the problem and 5 minutes thinking about solutions.” – Albert Einstein
NOTE: PROBLEM STATEMENT có thể là 1 câu khẳng định hoặc 1 câu hỏi, khi đó nó còn được gọi là KEY QUESTION.
VD, câu dưới đây là 1 KEY QUESTION:
“Why couldn’t online internal communication channels effectively deliver the EXCEPTIONALISM spirit?”
Có thể viết lại thành 1 câu khẳng định, ngắn gọn là:
“EXCEPTIONALISM spirit is ineffectively delivered (by online internal communication channels)”
Bẻ nhỏ và sắp xếp vấn đề bằng Issue Tree và MECE
Thông thường, problem mà đề bài đưa ra sẽ rơi vào 2 trường hợp:
_Một là quá rộng và trừu tượng, khó giải quyết;
_Hai là nằm rải rác, đâu cũng thấy.
“Có 1 framework từ McKinsey giúp bạn giải quyết cả hai tình huống trên, đó chính là Issue Tree”
Section 2 – Issue Tree
WHAT:
Đây là mô hình dùng để break down 1 vấn đề lớn, phức tạp thành các vấn đề nhỏ và dễ giải quyết hơn. Gọi là tree bởi vì từ 1 Problem statement ở đỉnh, bạn sẽ chia nó thành các nhánh với nhiều tầng khác nhau, càng xuống đáy thì vấn đề càng chi tiết và đơn giản.
HOW:
Vừa bao quát được vấn đề vừa không bị trùng lắp
Tóm lại, dưới đây là một Issue Tree tuân theo nguyên tắc MECE
WHAT’S IN IT FOR YOU:
Framework này ngoài việc giúp bạn chẻ nhỏ vấn đề để giải quyết, còn giúp bạn:
– Xác định được đúng vấn đề cần tập trung giải quyết:
Việc tiếp theo sau khi chẻ nhỏ vấn đề là bạn phải sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên (vì hiển nhiên bạn sẽ không có đủ nguồn lực và thời gian để đi tìm solution cho tất cả vấn đề). Bạn sẽ chỉ đi giải quyết những vấn đề có khả năng giải quyết được và đem lại tác động lớn nhất đúng không nào? Rất nhiều trường hợp chỉ cần xử lý 1 vấn đề là giải được 80% bài toán đặt ra rồi.
– Giúp bạn nhóm các vấn đề có liên quan lại với nhau và tìm ra 1 solution chung
– Giúp bạn nhìn nhận vấn đề một cách toàn diện, NHÌN THẤY BỨC TRANH LỚN (SEE THE BIG PICTURE): đây là lợi ích mà mình thích nhất, vì nó giúp hạn chế việc bạn có thể bỏ sót các khía cạnh khác của vấn đề và giúp bài làm của bạn đầy đủ ý và toàn diện hơn.
MY SUGGESTION:
Tuy nhiên, đừng quá obsessed với việc phải tìm ra được hết mọi khía cạnh của vấn đềdẫn đến mất quá nhiều thời gian (bạn cũng không đủ tinh tường để tìm được mọi khía cạnh đâu, tin mình đi).
In the end, bạn cũng sẽ phải chọn lọc và xếp các vấn đề đó theo thứ tự ưu tiên, cái nào khả thi và đem lại tác động lớn nhất thì mới giải quyết chứ đâu xử hết chúng, đúng ko nào?
Hãy phân bổ thời gian hợp lý! Muốn vậy, hãy tìm hiểu trước khi thi là vòng AC thì mình có bao nhiêu thời gian cho thảo luận và thuyết trình + Canh thời gian kỹ một tí!
IMPORTANT NOTE: Issue Tree và MECE có thể được áp dụng trong mọi khía cạnh của cuộc sống, nó có thể dùng để sắp xếp vấn đề, giải pháp, mục tiêu, etc. theo một trật tự đầy đủ và rõ ràng
ĐỌC THÊM:
– 7 bước của Problem-solving: http://www.360casecamp.com/7-steps-of-problem-solving.html
– Giải thích issue tree: https://www.preplounge.com/en/bootcamp.php/case-cracking-toolbox/structure-your-thoughts/issue-tree
– Về nguyên tắc MECE: https://duongquydang.wordpress.com/2017/06/29/mece-khau-quyet-trong-phan-tich-van-de/
Muốn đọc thêm thì cứ google từ khóa: Issue Tree, MECE
Section 3 – Phân tích nguyên nhân cốt lõi – Root cause analysis (RCA):
Khi xác định được Problem rồi thì bạn đừng vội nhảy vào bước tìm solution, mà hãy phân tích, đào sâu để tìm ra nguyên nhân cốt lõi dẫn đến vấn đề đó.
Cách đơn giản nhất để làm việc này là đặt câu hỏi “Tại sao?”.
Bạn sẽ thắc mắc vậy khi nào thì ngừng hỏi “Why?” và biết chắc đó là root cause? Có người cho rằng đặt đến lần thứ 5 là tìm ra Root cause rồi (nên mới có cái gọi là 5WHYs), mình thì thường sẽ dừng lại khi cái nguyên nhân (cause) đó KHÔNG THỂ take action để giải quyết được nữa.
MY SUGGESTION
Bạn hãy trình bày RCA theo mô hình Issue tree (trong TH này có thể gọi là Decision tree) và tuân thủ nguyên tắc MECE.
Section 4 – Bố cục của 1 bài thuyết trình giải Business case
Việc trình bày bài thuyết trình của mình theo trình tự logic, đầy đủ và chặt chẽ là một điểm cộng rất lớn trước mặt nhà tuyển dụng, đặc biệt là khi thi vòng Cá nhân trong MT nói riêng và giải business case nói chung.
MY SUGGESTION:
Hãy làm 1 slide Agenda và show nó ngay cho giám khảo trước khi bạn bắt đầu chém gió các phần tiếp theo, bảo đảm giám khảo sẽ có cảm tình với bạn ngay!
Không có một bố cục nào là chuẩn cả, tuy nhiên mình sẽ giới thiệu cho bạn một Business case structure của UCLA mà mình được 1 người anh rất giỏi khuyên dùng.
LƯU Ý: Không nhất thiết phải đảm bảo có tất cả các mục này (mình đã ghi chú cái nào PHẢI CÓ và cái nào thì KHÔNG CÓ CŨNG ĐƯỢC) và bạn có thể dùng từ khác để gọi tên chúng nha.
1. Introductory Information: Hay còn gọi là Background/ Context, bạn có thể lấy từ đề bài nhưng tuyệt đối không bê nguyên xi, hãy tóm ý chính.
-> Must have
2. Project Objective
-> Must have
3. Problem/Opportunities: phần này ít nhất cũng chỉ ra được PROBLEM STATEMENT là gì và làm Root Cause Analysis nha!
-> Must have
4. Solution Strategy: căn cứ vào mục 3, hãy map từng solution vào từng cause. Solution chỉ trình bày câu ngắn gọn, chưa cần giải thích chi tiết
-> Must have
5. Strategic fit: Giải thích solution bạn đề xuất fit thế nào với chiến lược, văn hóa công ty
-> Must have
6. Key assumptions: đưa ra những giả định phù hợp mà thiếu chúng thì solution của bạn không thể work hay make sense.
-> Nice to have
7. Dependencies Plan: Plan B nếu Plan A không work
-> Nice to have
8. Competitive Benchmarking: so sánh, đối chiếu solution của bạn với đối thủ của công ty hoặc thị trường (họ đã và đang làm gì, solution của bạn trên hay dưới chuẩn của họ, có gì cạnh tranh, khác biệt hơn không? etc.)
-> Nice to have
9. Alternatives & Comparison: Solution khác và so sánh giữa các solution về Pros, Cons
-> Nice to have
10. Solution recommendation: đây là phần bạn giải thích chi tiết các solution của mình, bạn có thể giải thích cái nào quan trọng và hay nhất thôi, không cần tất cả.
-> Must have
11. Appendix: Có 2 mục đích, hoặc là bạn trích dẫn nguồn hoặc số liệu vào đây để minh họa thêm hoặc là đưa những ý kém quan trọng hơn – dù không có thời gian nói nhưng bạn vẫn muốn giám khảo đọc.
-> Nice to have
Section 5 – Tìm hiểu công ty
Một trong những bước chuẩn bị quan trọng và đem lại lợi thế nhất định, nhưng lại hay bị xem nhẹ nhất, đó chính là tìm hiểu trước về công ty Bạn có thể tìm hiểu những thứ sau đây:
– Sản phẩm/Dịch vụ
– Vision, mission, values
– Các kênh tiếp cận khách hàng (từ offline đến digital)
– Problem mà công ty có thể đang gặp phải: nếu bạn tìm được thì tốt, không thì cũng chả sao.
-> Sau đó thử tìm lời giải cho Problem đó (liệt kê trong đầu vài quan điểm, idea của bạn thôi, không cần làm quá chi tiết), biết đâu đề bài lại cho ra đúng problem đó thì bạn có lợi thế rồi đó.
– 1 mảng nào đó mà là giao thoa giữa thông tin về công ty và lĩnh vực mà bạn yêu thích
VD: Mình thích Marketing và apply vào Phòng Marketing nên trước khi thi Nestle mình đã theo dõi và lục lại rất nhiều các quảng cáo, campaign, marketing-related news về các sản phẩm của công ty này.
Section 6 – Chuẩn bị về tâm lý và sức khỏe
– Về tâm lý, mình chỉ có 2 từ khóa muốn bạn nhớ: TỰ TIN và HIỂU BẢN THÂN MÌNH
– Về sức khỏe, cái này thì dễ, trước ngày thi AC ăn nhiều 1 chút (nhưng đừng ăn quá), nghỉ ngơi, hạn chế đi ra ngoài đường, giữ nhiệt độ cơ thể ổn định,…
Vậy là ở KỲ 1 – PHẦN 2, mình đã chia sẻ xong tất cả các tips còn lại giúp bạn tự tin vượt qua vòng AC rồi đó. Mình chỉ muốn nói rằng: trên đời này không có thứ gì bạn không chuẩn bị trước được.
Tuy nhiên, đừng cố gắng control 100% những thứ chưa diễn ra, sẽ luôn có những bất ngờ, rủi ro không lường trước khiến bạn đi chệch một chút so với kế hoạch, nhưng đó là CUỘC SỐNG phải không bạn, suy cho cùng thì:
“Life is like a box of chocolate, you never know what you’re going to get”
Chuỗi bài viết kinh nghiệm thi MT
Kinh nghiệm thi Management trainee Ep 1
Kinh nghiệm thi Management Trainee Ep 2
Kinh nghiệm thi Management Trainee Ep 3
Kinh nghiệm thi Management Trainee Ep 4
Recent Comments